Toute personne travaillant au CERN pour une entreprise contractante ou dans le cadre d'une commande doit se conformer aux règles en vigueur au sein de l'Organisation.

1. Le référent de l’entreprise contractante

1.1 Nomination du référent

Chaque entreprise nomme un référent. Cette personne est en charge :

• d’enregistrer son personnel appelé à travailler pour le CERN ;
• de maintenir à jour toutes les informations relatives au personnel contractant pendant la durée du contrat (y compris l’établissement d’un document DFAE si applicable) ;
• d’informer le CERN de toute modification pertinente ;
• de demander la clôture de l’affiliation lorsque la mission touche à sa fin.

1.2 Enregistrement du référent

La page « Enregistrement de personnel d'entreprises contractantes et temporaires - lignes directrices » a été mise en place afin de guider le ou les référents de l’entreprise contractante lors des étapes suivantes : 

• son propre enregistrement auprès du CERN ;
• l’obtention des accès nécessaires pour créer les formulaires de pré-enregistrement (PREGRO) et gérer les dossiers de son personnel.

1.3 Formation du référent

Une fois son enregistrement effectué, le référent peut participer aux sessions de formation organisées par le Centre de support de la communauté du CERN.

Ces formations permettent de se familiariser avec :

• la création du formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) ;
• l’utilisation du tableau de bord pour le suivi du personnel ;
• d’autres outils mis à disposition par le CERN tels que le portail des services du CERN et le catalogue de formation du CERN (Learning Hub).

2. Enregistrement du personnel d’entreprise avant l’arrivée sur site

2.1 Déclenchement du pré-enregistrement (minimum 5 jours ouvrables avant l’arrivée)

Le pré-enregistrement doit être lancé au minimum 5 jours ouvrables avant l’arrivée du personnel afin de permettre la synchronisation des différentes informations dans les outils utilisés. Le référent de l’entreprise contractante ou son back-up crée le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) en suivant les instructions indiquées dans l'aide en ligne du document EDH.

Le référent introduit dans le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) les versions numérisées des documents suivants :

• une pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité ou passeport) ;
• le permis de travail, s'il y a lieu ;
• le permis de résidence, s'il y a lieu.

Cette liste de documents n'exonère pas le contractant de son obligation de fournir tous les documents nécessaires auprès des autorités concernées :

* peu probable.

Plus d’information sur le site de l’inspection du travail français. Pour toutes questions relatives à la déclaration de détachement, veuillez contacter l'inspection française du travail via leur adresse courriel.

2.2 Part prépondérante du contrat (4P)

Certaines situations nécessitent des documents supplémentaires, qui pourront être demandés par le Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33].

Les prestations prévues par le contrat sont exécutées soit :

• sur un seul territoire (partie suisse ou partie française du domaine du CERN) ;
• tant sur la partie française que sur la partie suisse du domaine du CERN.

Pour chaque contrat, la "part prépondérante prévisible de la prestation à exécuter" (4P) est indiquée dans la spécification technique de l'appel d'offres ou de la demande d'offres ainsi que dans le contrat. Cette part prépondérante est déterminée conformément à l'Accord entre le Gouvernement de la République française, le Conseil fédéral suisse et l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire (CERN) sur le droit applicable aux entreprises intervenant sur le domaine de l'Organisation afin d'y réaliser des prestations de services revêtant un caractère transnational ainsi qu'au Protocole d'amendement de la Convention entre le Gouvernement de la République française et le Conseil fédéral suisse relative à l'extension en territoire français du domaine de l'Organisation européenne pour la recherche nucléaire conclue le 13 septembre 1965. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site Law applicable to contractors’ personnel (en anglais seulement).

2.3 Vérification et enregistrement du dossier

Le Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33] vérifie la demande reçue via EDH et communique à l’entreprise la suite donnée au dossier :

• en cas de rejet, l’entreprise est informée des documents à fournir pour compléter le dossier.
• en cas de validation, un courriel automatique est adressé au référent de l’entreprise indiquant que l’employé peut se présenter, muni des originaux des documents numérisés, au Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33] pour finaliser son dossier.

2.4 Cas particulier du sous-traitant 

Si l’entreprise contractante fait intervenir un sous-traitant, celui-ci doit être déclaré préalablement dans le contrat pour pouvoir être sélectionné dans EDH. Si le sous-traitant n’apparaît pas dans la liste des sous-traitants, le responsable technique CERN du contrat doit contacter le service Achats pour demander qu'il soit procédé à la validation et à l'enregistrement nécessaires.

2.5 Cas particulier du personnel d’entreprise contractante travaillant à distance

Certains contrats ou commandes prévoient la possibilité pour le personnel de travailler exclusivement à distance (remote). Dans ce cas, le référent de l'entreprise contractante communique au Centre de support de la communauté du CERN les informations suivantes via le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO) :

• la référence du contrat ou de la commande ;
• la pièce d’identité de la personne concernée ;
• le permis de travail, s'il y a lieu ;
• le permis de résidence, s'il y a lieu.

Ce type d’enregistrement à des fins de travail à distance ne permet en aucun cas l'obtention d'une carte d’accès CERN.

3. Préparation de l’arrivée du personnel d’entreprise

Une fois le personnel d’entreprise enregistré dans les systèmes CERN, le référent peut préparer son arrivée et :

• soumettre, via le Portail des services, la photo d’identité tout en indiquant le nom, prénom, CERN ID du personnel d’entreprise enregistré et la référence du contrat ou l'envoyer à l’adresse Access.registration@cern.ch pour permettre de préparer la carte d’accès ;
• enregistrer le véhicule si nécessaire (se référer au paragraphe 3.3) ;
• informer le personnel de l’activation du compte informatique et des formations obligatoires à suivre.

3.1 Création du compte informatique

Le personnel d’entreprise contractant, si ses activités le justifient, peut bénéficier d’un compte informatique. Pour plus de détails concernant les différentes étapes de l’activation du compte informatique, se référer à la procédure « Activation automatique du compte informatique ».

En complément, le personnel d’entreprise doit suivre le cours de sécurité informatique, dans un délai de 5 jours dès la validation du compte informatique.

3.2 Formations obligatoires

Le personnel d’entreprise contractante doit suivre un certain nombre de formations obligatoires via le catalogue de formation du CERN (Learning Hub).

Le document « Travailler sur le Domaine du CERN » détaille les conditions d’accès et de travail applicables.

3.3 Enregistrement des véhicules

3.3.1 Véhicules professionnels

Afin de permettre un suivi adéquat, il est recommandé que le référent de l'entreprise contractante enregistre à son nom les véhicules professionnels utilisés par le personnel contractant de son entreprise via l'application https://vehicles.cern.ch/vehicles/.

Lors de l'enregistrement, il est demandé de sélectionner le type de véhicule « Enterprise Car » pour les véhicules associés à une entreprise. Cette sélection est essentielle pour que le Service de sûreté puisse suivre correctement les véhicules utilisés par le personnel contractant au CERN.

Lorsque le personnel contractant est enregistré pour une mission de courte durée ou dans le cadre d'une commande spécifique, le référent de l'entreprise contractante peut enregistrer le véhicule afin de permettre l'accès au site.

Il est nécessaire de s'assurer que les informations sont à jour pour éviter tout problème lors de l'accès.

3.3.2 Véhicules personnels

Le personnel d’entreprise contractant peut enregistrer lui-même son véhicule personnel via l’application https://vehicles.cern.ch/vehicles/.
S’il n’a pas de compte informatique, il peut envoyer une copie de la carte grise du véhicule à l’adresse Access.registration@cern.ch afin que le Centre de support de la communauté du CERN l’enregistre avant son arrivée.

Pour plus de détails, se référer à la procédure « Enregistrement des véhicules ».

Les détenteurs d’une carte CERN rouge « E » ou orange « P » ne peuvent activer qu’un seul véhicule parmi la liste des véhicules enregistrés sous leur nom.

4. Arrivée au CERN et finalisation de l’enregistrement

Une fois la commande ou le contrat signé par le CERN et le dossier validé par le Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33], le personnel d’entreprise contractant (à l’exception du personnel d’entreprise en télétravail) doit se présenter au Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33] avec les originaux des documents qui ont été soumis via le formulaire EDH ainsi qu'une pièce d'identité en cours de validité et la carte grise de leur véhicule s'il souhaite accéder au site en voiture. Pour plus de détails concernant l’enregistrement des véhicules, se référer au paragraphe 3.3. Enregistrement des véhicules de cette procédure.

Si les conditions sont remplies, le CERN établit par la suite une attestation DFAE pour le personnel contractant concerné.

5. Suivi des enregistrements via le tableau de bord

Le tableau de bord des contractants est un outil conçu pour faciliter le suivi et la gestion du personnel des contractants au CERN. Le tableau de bord permet aux personnes autorisées de :

• consulter le statut du personnel contractant et temporaire ;
• accéder aux détails du contrat ou de la commande qui leur est associé, au nom du contractant et à la validité des documents ;
• suivre la période de mission du personnel contractant au CERN.

5.1 Accéder au tableau de bord

L'accès au tableau de bord des contractants est restreint :

• aux contacts techniques CERN, les personnes ayant le rôle TECHNICAL_CONT ;
• aux coordinateurs du CERN (tels qu'ils figurent dans le formulaire de pré-enregistrement pour les contractants / Pre-registration form for Contractors (PREGRO), qui peuvent voir les contractants dont ils sont responsables ;
• au personnel administratif avec le rôle PRT_RO_USER qui a l'autorité d'enregistrer le personnel d'un contractant pour un contrat ou une commande.

5.2 Utilisation du tableau de bord

Le tableau de bord des contractants est conçu pour les gestionnaires de contrats ou de commandes afin de s'assurer que toutes les données relatives au contractant sont exactes et à jour. Il doit notamment être utilisé pour :

• contrôler et vérifier l'affiliation active du personnel contractant au CERN ;
• s'assurer de la validité des documents requis ;
• maintenir des données précises sur l'enregistrement et l'affiliation du personnel contractant.

6. Avis d'exécution de travaux en dehors des heures normales

Pour tout travail en dehors de l’horaire normal du CERN, l’autorisation « Avis d'exécution de travaux en dehors de la plage horaire admise comme "horaire normal" » doit être obtenue via le responsable technique CERN du contrat.

Pour ce faire, le responsable de l'entreprise contractante remplit électroniquement le document « Avis d'exécution de travaux en dehors de la plage horaire admise comme "horaire normal" », le signe et le tamponne puis le transmet au responsable technique CERN du contrat qui le signe également et le fait parvenir aux agents de surveillance (Access.surveillance@cern.ch) ainsi qu'au Service secours et feu (Fire.Brigade@cern.ch) par courriel.

Les agents de surveillance se chargent ensuite de créer dans l'application ADaMS les demandes d'accès pour la ou les personnes mentionnées dans le formulaire. Le personnel d'entreprise contractante peut ensuite accéder au site en badgeant avec sa carte d'accès auprès de l'agent de surveillance de l'Entrée B.

Il est à noter que les intéressés doivent toujours garder leur autorisation avec eux.

À noter : lorsque le personnel contractant doit accéder au domaine non-clôturé du CERN en dehors de l'horaire normal, il doit seulement être enregistré. Le document « Avis d'exécution de travaux en dehors de la plage horaire admise comme "horaire normal" » n’est alors pas nécessaire.

7. Cas particulier de la fermeture de fin d’année

Si le personnel contractant doit accéder au site du CERN lors de la fermeture de fin d’année, il doit prendre en compte les conditions suivantes :

• Les avis d’exécution doivent être émis avant la fermeture,
• Les avis d’exécution 2025 s’arrêtent le 19 décembre 2025,
• Les avis d’exécution 2026 débutent dès le 20 décembre 2025 et ne peuvent aller au-delà du 18 décembre 2026,
• Aucune délivrance de carte d’accès n’est possible durant la fermeture.

8. Fin de mission

8.1 Fin de mission avant la date de fin prévue

Lorsque la mission au CERN du personnel contractant se termine avant la date de fin prévue, le référent ou le responsable de l'entreprise contractante doivent s'assurer que l'affiliation du personnel contractant est terminée.

8.2 Fin de mission à la date de fin prévue

Si la mission au CERN du personnel contractant se termine à la date de fin prévue, l'affiliation sera automatiquement terminée.

8.3 Fin de validité des documents d’identité

Si les documents (pièce d'identité, permis de travail ou de résidence, etc.) du personnel contractant expirent avant la date de fin de mission prévue, l'affiliation au CERN sera également automatiquement résiliée.

9. Retrait de la carte d’accès

Le non-respect des règles applicables sur le site du CERN peut entraîner le retrait de la carte d'accès, donc de l'autorisation d'accès au site du CERN et / ou le retrait du droit d’accès du véhicule, sans compensation par le CERN à ce titre.

Le Service des achats doit être impliqué avant toute action et / ou sanction.