1. Obtention de la carte CERN

Dans le cadre des formalités d'arrivée, la carte CERN est délivrée aux membres du personnel et au personnel d'entreprise détenteurs d'un contrat valide. Il faut se rendre personnellement, muni du passeport ou de la carte d'identité, auprès du Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33) qui est chargé de délivrer la carte à la personne concernée.

Les membres de la famille, les bénéficiaires de la Caisse de pensions et les Externals doivent également se présenter au Centre de Support de la Communauté du CERN.

Les différents types de cartes et la durée de validité sont définis dans la Circulaire opérationnelle No. 02 (Document auxiliaire).

À noter : afin de faciliter les formalités d'arrivée, les nouveaux membres du personnel peuvent obtenir une carte visiteur valable 2 jours, imprimable à domicile.

Cas particulier : accès sur le site des enfants (20 à 25 ans) de membres du personnel associés.

2. Obtention de la carte famille

Les membres de la famille d’un membre du personnel ou d’un bénéficiaire de la Caisse de pensions, en application du paragraphe 9 de la Circulaire opérationnelle « Conditions d’accès au domaine clôturé du CERN » et des articles S IV 1.01 et 1.02 des Statut de Règlement du personnel, peuvent obtenir une carte d’accès CERN. Les personnes concernées doivent être enregistrées dans Oracle HR par le service concerné selon leur statut (Bureau des dossiers ou Bureau des utilisateurs).

Une fois le membre de la famille enregistré, celui-ci se rend physiquement au Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33). S’il est mineur, le membre de la famille doit être accompagné du membre du personnel. Il présente une pièce d’identité en cours de validité à l’agent du Centre de support de la communauté du CERN qui vérifie que le membre de la famille est bien enregistré dans Oracle HR, le prend en photo puis initie la carte d’accès.

À noter : si le chef de famille a transmis via le formulaire du portail des services les photos des membres de sa famille concernés, il peut, par la suite, se rendre physiquement au Centre de support de la communauté du CERN afin de récupérer la ou les cartes famille sans que la présence physique des membres ne soit nécessaire.

La carte famille n’est plus valable du moment où les conditions mentionnées dans la circulaire et les statut et règlement ne sont plus remplies.

3. Prolongation de la validité de la carte CERN

À l'expiration de la date de validité imprimée sur la carte d'accès CERN (support physique), la personne concernée doit s'assurer que son contrat ou son affiliation ont bien été prolongés en accord avec son superviseur ou son garant et qu'elle remplit toujours les conditions d'octroi. Elle doit ensuite soumettre une nouvelle photo (si la photo de la carte d'accès précédente date de plus de 10 ans) via le formulaire disponible sous le portail des services et se rendre personnellement au Centre de support de la communauté du CERN avec sa carte CERN pour la faire renouveler.

À noter : si le chef de famille a transmis via le formulaire du portail des services les photos des membres de sa famille concernés, il peut, par la suite, se rendre physiquement au Centre de support de la communauté du CERN afin de récupérer la ou les cartes famille sans que la présence physique des membres ne soit nécessaire.

4. Restitution de la carte CERN

Lorsqu'il ne remplit plus les conditions nécessaires (fin de contrat, mandat ou enregistrement), tout détenteur d'une carte CERN doit impérativement la restituer au Centre de support de la communauté du CERN, ainsi que toute carte liée à la sienne (membres de sa famille ; accompagnant).

5. Que faire en cas de problème ?

Tout problème concernant les cartes d'accès et les éventuels refus d'accès à une zone, bâtiment ou expérience au CERN, sont à communiquer par courriel au Service de contrôle des systèmes d'accès.

Les déclarations de vol ou de perte d'une carte d'accès doivent être enregistrées, dès la constatation des faits, via le formulaire Déclaration de perte ou vol ou auprès du Centre de support de la communauté du CERN. Une fois la déclaration effectuée, la personne concernée doit se rendre au Centre de support de la communauté du CERN pour obtenir une nouvelle carte. La carte disparue est alors bloquée.