Table des matières
Généralités
Procédure
1. Quand les formalités de départ sont-elles envoyées ?
2. Description des formalités de départ personnalisées sur EDH
2.1 Lettre de départ (format pdf)
3. Que doit faire le membre du personnel ?
4. Que doivent faire les services impliqués dans la fiche de départ ?
Généralités
Lors de l'extinction de leur contrat, les membres du personnel du CERN reçoivent des informations concernant les différentes formalités qu'ils doivent accomplir.
Elles ont pour but de s'assurer qu'ils :
-
prennent contact avec tous les services administratifs concernés pour les restitutions nécessaires (matériel, cartes, clés, dosimètre, équipement électronique, livres, équipement de protection individuelle (EPI), etc.) et,
-
connaissent l'ensemble des prestations dont ils peuvent bénéficier lors de l'extinction de leur contrat.
D'une façon générale, l’accomplissement de toutes les formalités de départ est indispensable avant de quitter le CERN.
En particulier, le paragraphe 46 de la Circulaire administrative n° 30 précise que l’indemnité de réinstallation et les indemnités et gratifications d’extinction du contrat sont versées après accomplissement de toutes les formalités de départ.
Par ailleurs, l'article R II 4.18 du Règlement du personnel prévoit un examen médical systématique lors de l'extinction de contrat des membres du personnel employés. Il est hautement recommandé de prendre contact avec le Service médical au minimum un mois avant le dernier jour de travail. Le membre du personnel est invité à remplir un questionnaire médical de fin de contrat. Ce questionnaire fait partie intégrante de la procédure de fin de contrat et vise à identifier toute situation pouvant nécessiter un suivi médical spécifique. Un examen médical de fin de contrat peut être organisé le cas échéant, notamment dans les cas d'exposition à certains risques professionnels, sur la base des informations fournies dans le questionnaire médical de fin de contrat, ou dans toute autre situation identifiée par le Service médical comme nécessitant une évaluation complémentaire.
Les formalités de départ se déroulent en deux parties :
-
la majeure partie est à effectuer avant le dernier jour de travail effectif (restitution du matériel, renseignements auprès des différents services administratifs, etc.) ;
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la dernière partie à la fin du contrat se limite au Bureau des salaires et à la restitution des cartes et plaques vertes. Certaines de ces formalités peuvent se faire à distance (courriel, téléphone et renvoi des cartes par courrier postal).
À noter : lorsque le dernier jour de travail a lieu longtemps avant le dernier jour de contrat en raison des congés accumulés, le dernier jour de contrat ne peut être considéré comme un jour travaillé au seul motif de l'accomplissement des dernières formalités de départ.
La restitution des cartes suisse et/ou française est impérative et conditionne l'attribution de documents émanant des autorités suisse et française dans le futur (titres de séjour, etc.).
La brochure "Quand vous quittez le CERN" destinée aux titulaires comporte des renseignements utiles, tant pour les formalités à accomplir au CERN que pour celles à accomplir éventuellement à l'extérieur.
1. Quand les formalités de départ sont-elles envoyées ?
Le processus d'envoi des formalités de départ diffère selon la catégorie de personnel.
1.1 Les titulaires (STAF)
1.1.1 Titulaires partant avant la limite d'âge
Dans un délai maximum de six mois avant la fin de contrat du titulaire concerné, le coordinateur HR (HRC) du groupe People eXperience and Engagement initie le document EDH Review of Appointment Expiration (RAES).
Le RAES est ensuite validé par les différents services, le secrétariat de département (DAO) complète le dernier jour de travail estimé, la confirmation de fin de contrat est enregistrée dans la base de données du personnel et le document EDH est transféré sous E-files.
Le titulaire reçoit par la suite un courriel contenant un lien vers les formalités de départ personnalisées sur EDH.
1.1.2 Titulaires atteignant la limite d'âge
Dans un délai maximum de 9 à 12 mois avant la fin de contrat du titulaire concerné, le coordinateur HR (HRC) du groupe People eXperience and Engagement initie le document EDH Review of Appointment Expiration (RAES).
Le RAES est ensuite validé par les différents services, le secrétariat de département (DAO) complète le dernier jour de travail estimé, la confirmation de fin de contrat est enregistrée dans la base de données du personnel et le document EDH est transféré sous E-files.
Le titulaire reçoit par la suite un courriel contenant un lien vers les formalités de départ personnalisées sur EDH.
Le coordinateur HR (HRC) du groupe People eXperience and Engagement adresse ensuite au titulaire concerné et à son superviseur deux courriels contenant les informations suivantes :
Courriel au titulaire :
- lancement du processus de fin de contrat,
- les congés non pris seront perdus,
- lien vers la brochure "Quand vous quittez le CERN",
- lien vers le "Offboarding survey",
- possibilité de prendre rendez-vous avec le coordinateur HR (HRC) du groupe People eXperience and Engagement,
- points de contact en cas de questions.
Courriel au superviseur :
- l'informer du lancement des formalités de départ pour son supervisé,
- prendre contact avec le supervisé pour l'accompagner dans ce changement,
- point de contact en cas de questions.
1.1.3 Suite du processus commun aux deux catégories
| Lorsque le dernier jour de travail du titulaire est confirmé, le secrétariat de département (DAO) se rend sur l'overview du Staff Final Pay Action (SFPA), active le document EDH du titulaire concerné et confirme le dernier jour de travail. Ces étapes doivent être effectuées seulement lorsque tous les congés du titulaire sont enregistrés dans EDH. |
Le document SFPA doit être initié idéalement trois mois avant le dernier jour de travail. Il doit dans tous les cas être complètement approuvé (routage finalisé) au plus tard 15 jours avant le versement du dernier salaire, afin de permettre au Bureau des salaires de disposer des informations validées lors de l'extraction de la paie du dernier mois contractuel. Cette échéance constitue le dernier délai autorisé.
Le Service des congés vérifie le dernier jour de travail du titulaire et les congés enregistrés, puis complète le Staff Final Pay Action (SFPA). Le Bureau des salaires et la Caisse de Pensions sont informés via le routage du document qui est ensuite transféré sous E-files.
À noter : il est important de dissocier le processus de fin de contrat qui doit respecter le délai des six mois et la possibilité pour un titulaire d’être enregistré sous un autre statut après sa fin de contrat. Cette information, une fois connue, peut très bien être communiquée aux services concernés (Bureau des dossiers et/ou Bureau des utilisateurs) quelques jours avant la fin de contrat par courriel.
1.2 Les autres membres du personnel (à l'exception des utilisateurs, attachés de coopération, visiteurs scientifiques et titulaires)
Dans un délai maximum de trois mois avant la fin de contrat du membre du personnel concerné, le secrétariat de département (DAO) initie le document EDH Review of Appointment Expiration (RAEF) et complète le dernier jour de travail.
Le RAEF est ensuite validé par les différents services, la confirmation de fin de contrat est enregistrée dans la base de données du personnel et le document EDH est transféré sous E-files.
Le membre du personnel reçoit par la suite un courriel contenant un lien sur les formalités de départ personnalisées via EDH.
À noter : il est important de dissocier le processus des formalités de départ qui doit respecter le délai des trois mois et la possibilité pour un membre du personnel d’être enregistré sous un autre statut après sa fin de contrat. Cette information, une fois connue, peut très bien être communiquée aux services concernés (Bureau des dossiers et/ou Bureau des utilisateurs) quelques jours avant la fin de contrat par courriel.
1.3 Les utilisateurs (USER), les attachés de coopération (COAS) et les visiteurs scientifiques (VISC)
Le Bureau des utilisateurs envoie automatiquement un courriel 28 jours avant l’expiration des contrats USER, COAS et VISC d’une durée supérieure à trois mois. Ce courriel contient la liste du matériel (cartes de légitimation, clés, etc.) que le membre du personnel devra retourner au service concerné avant son départ. Il comprend également un lien vers une fiche de départ standardisée, à imprimer et à remettre au Bureau des utilisateurs avant le départ.
2. Description des formalités de départ personnalisées sur EDH
Les formalités de départ sont composées de deux documents distincts et complémentaires :
2.1 Lettre de départ (format pdf)
La lettre est générée lorsque le membre du personnel clique sur le lien reçu dans le courriel de départ. Ce document est affiché via E-files au format pdf qui permet d’afficher des liens directement cliquables à l’écran.
Les données contenues dans ce document sont personnalisées selon la catégorie de membre du personnel et les éventuelles prestations financières applicables lors de l'extinction de son contrat.
Cette lettre est automatiquement enregistrée dans E-files et reste consultable par les services administratifs autorisés.
2.2 Fiche de départ EDH
La fiche de départ sur EDH (voir un exemple) liste tous les services vis-à-vis desquels le membre du personnel doit accomplir des formalités de départ. Cette fiche présente l’avantage d’afficher uniquement les services qui doivent être visités selon la situation contractuelle et le matériel effectivement détenu par chaque membre du personnel.
3. Que doit faire le membre du personnel ?
Une fois qu'il a créé ses formalités de départ en cliquant sur le lien reçu dans le courriel de départ, le membre du personnel peut accéder à tout moment à sa fiche de départ et à sa lettre, soit depuis son courriel de départ soit depuis le bureau EDH, document Fiche de départ / Departure sheet.
À noter : le compte informatique ainsi que le ou les espaces personnels (par exemple, mon /eos/user/userid espace personnel, etc.) seront désactivés deux mois après la fin du contrat du membre du personnel et supprimés au bout de six mois. Pour plus de détails, se référer aux articles de connaissances KB0000156 « What happens to my account(s) and my mail address when I leave CERN? » et KB0010071 « Data Lifecycle » (en anglais seulement).
Les comptes informatiques CERN primaire et secondaire étant automatiquement désactivés deux mois après la fin du contrat, le membre du personnel doit, avant la fin de son contrat, lier son compte CERN à un compte personnel tel que Google, Facebook, Linkedin, etc. ce qui lui permettra, entre autres, d'accéder à son attestation annuelle d’imposition interne via MyFiles ou au réseau CERN Alumni après avoir quitté le CERN. Les différentes étapes de ce processus sont précisées dans l'article de connaissances KB0008305 « How to link personal accounts to your CERN user » (en anglais).
Si le membre du personnel n'a pas de compte Google ou Facebook, etc. ou ne souhaite pas lier celui-ci à son compte CERN, il doit créer un compte invité (« Guest account ») en suivant les étapes mentionnées dans l'article de connaissances KB0007539 « Logging into CERN Single Sign-On with a Guest (or Lightweight) account » (en anglais), puis lier celui-ci à son compte CERN.
Des cas concrets (membre du personnel actif et ex-membre du personnel) ont été documentés sur la page « Verified Guest Accounts ».
Les formalités de départ ne sont plus accessibles par le membre du personnel 7 jours après sa fin de contrat.
Cas particulier pour les titulaires cotisant à l'assurance perte de gain :
Lorsque le titulaire cotise à l'assurance perte de gain, la fin de la couverture cesse automatiquement avec sa fin de contrat. Si celui-ci souhaite résilier sa couverture plus tôt, il doit se référer au paragraphe 4. Fin de la couverture de la procédure « Assurance perte de gain ».
3.1 Courriel de départ
Dès la réception du courriel de départ, le membre du personnel doit consulter sa lettre de départ en cliquant sur le lien indiqué dans son courriel.
3.2 Lettre de départ (pdf)
Le membre du personnel prend connaissance des informations indiquées sur la lettre et entreprend les démarches recommandées. Il est également conseillé d'imprimer cette lettre pour la conserver.
En particulier, pour les titulaires qui peuvent bénéficier des prestations d'extinction de contrat (par exemple, indemnité d'extinction de contrat, indemnité de réinstallation, paiement des frais de voyage et de déménagement), les formulaires à utiliser dans les procédures correspondantes sont indiqués dans cette lettre sous forme de liens et doivent être imprimés.
Le membre du personnel doit cliquer sur le lien de la fiche de départ EDH pour la créer.
3.3 Fiche de départ (EDH)
Le membre du personnel enregistre dans sa fiche EDH son adresse privée et son courriel personnel pour toute correspondance future.
Il accomplit ensuite avant la fin de son contrat les formalités auprès de tous les services indiqués dans sa fiche. Les services peuvent être visités dans n'importe quel ordre, mais les indications qui apparaissent dans la colonne "délai" doivent être respectées. En effet, certaines formalités doivent être accomplies en priorité et d'autres ne sont possibles que le dernier jour du contrat.
Le membre du personnel doit impérativement contacter le dernier service indiqué sur la fiche de départ, sans quoi, l'accomplissement des formalités de départ ne sera pas validé. Et ceci, même s'il est prévu que le membre du personnel reste au CERN au bénéfice d’un contrat d’utilisateur (voir la procédure d'enregistrement en tant qu'utilisateur, Bureau des utilisateurs).
Le membre du personnel doit se rendre au Centre de support de la communauté du CERN (bâtiment 33) afin de remettre sa carte d’accès avant de contacter le Bureau des salaires. Il recevra en retour un pass d’une journée.
Il est possible pour le membre du personnel de retourner sa clé :
- pendant les heures d'ouverture : au Service serrurerie ou au Centre de support de la communauté du CERN [bâtiment 33], ou
- en dehors des heures d'ouverture des services en la déposant dans une enveloppe fermée mentionnant son nom et son CERN ID dans la boite « After hours - key drop » située dans l’entrée du bâtiment 73 auprès du Service serrurerie.
À noter : les trousseaux doivent être systématiquement retournés au Service serrurerie.
Pour faciliter ses déplacements dans les différents services à visiter, il est possible d'imprimer une "feuille de route" en cliquant sur le lien "veuillez cliquer ici pour imprimer cette fiche de départ".
Attention : cette feuille de route n'affiche que la liste des services dont les formalités n'ont pas encore été validées.
4. Que doivent faire les services impliqués dans la fiche de départ ?
Les services administratifs concernés recherchent dans EDH la fiche de départ (Overview) du membre du personnel et valident ensuite les formalités de départ en cochant la case ‘signature’. Ils ont la possibilité d’indiquer des commentaires pour leur usage interne.
|
Le secrétariat de département (DAO) apparait en première position dans la fiche de départ afin de renseigner le membre du personnel sur ses éventuelles prestations d'extinction de contrat, sur le déroulement des formalités de départ et sur la création du Guest account (se référer au paragraphe 3 ci-dessus). Le secrétariat peut utiliser une "check-list" de départ pour tenir compte de tous les aspects de l'extinction de contrat. En cas de demande de congé annuel (ou d'absence autorisée) à l'approche de la fin du contrat, le superviseur et le secrétariat de département (DAO) doivent s'assurer que le solde de congés est positif. Dans le cas contraire, il faut en informer le Bureau des salaires, département FAP. De plus, le secrétariat de département (DAO) procède au Paiement des frais de voyage lors de l'extinction du contrat, le cas échéant. Le secrétariat de groupe (GAO) vérifie que le membre du personnel restitue ses tablettes, ordinateurs portables, téléphones portables, appareils photo, éventuels instruments, équipements de protection individuelle (EPI) et vêtements de travail lui ayant été attribués, s'il y a lieu. Pour plus de détails, se référer à la procédure « Retour ou transfert des Equipements de protection individuelle (EPI) lors des formalités de départ ». Certains matériels sont centralisés dans des bases de données propres à chaque département et doivent être vérifiés à ce moment. Les GAO et DAO ont un accès en lecture à la base de données de l'INVENTAIRE et peuvent retrouver le matériel appartenant au membre du personnel en suivant les informations mentionnées sur la page "Formalités de départ - Accès à Inventaire". En complément, dans le cadre de la gestion des équipements de protection individuelle, le secrétariat de groupe (GAO) peut soit transférer l'EPI à une autre personne et doit donc en informer le service en charge en envoyant un courriel à PPE-inspections@cern.ch et en mentionnant le nouveau propriétaire, soit, si celui-ci n'est plus utile, faire une demande de transport interne (site CERN) / Transport Request (CERN site) via EDH (destinataire: Magasin Central et bâtiment 73-R-002) et ajouter la mention "Retour EPI". De plus, en cas de restitution de téléphone portable, le secrétariat de groupe informe le membre du personnel de la procédure à suivre pour le nettoyage de l'appareil et traite systématiquement soit la clôture soit le transfert de l'abonnement GSM au moyen du document EDH : Gestion d'abonnement mobile / Mobile Subscription Management. |
Des informations complémentaires, notamment concernant la gestion des droits d’accès par les e-groups, sont disponibles dans la documentation relative aux formalités de départ dans EDH.
5. Cas particulier des formalités de départ avant un congé spécial ou une absence autorisée (non rémunérée)
Les membres du personnel qui bénéficient d'un congé spécial ou d'une absence personnelle (non rémunérée) d’une durée supérieure à deux mois doivent suivre les formalités de départ indiquées sur la fiche de départ spécifique suivante, adressée avec l'avenant à leur contrat :
- Pour les membres du personnel employés : fiche de départ spécifique, avant un congé spécial ;
- Pour les membres du personnel associés : fiche de départ spécifique, avant une absence autorisée (non rémunérée).
Il est important que le membre du personnel concerné prenne contact avec les services indiqués sur cette fiche, avant son départ en congé spécial ou en absence personnelle (non rémunérée).
En particulier, les Cartes suisses et les Cartes françaises du membre du personnel et celles éventuellement remises aux membres de sa famille doivent être restituées et les privilèges liés aux cartes annulés.
Pour toute question complémentaire, le membre du personnel doit contacter le Bureau des cartes.
| No révision | Modifications | Approuvé le |
|---|---|---|
| 1 | Responsabilité du secrétariat de groupe en cas de restitution de téléphone portable. | 01.03.2012 (DG-IA/12-14) |
| 2 | Précision concernant les étudiants d'été : ils reçoivent automatiquement leurs formalités de départ une semaine avant la fin de leur contrat. | 18.07.2016 |
| 3 | Clarification circuit de départ et dernier jour de travail. | 20.09.2018 |
| 4 | Suite à la mise à jour de la Circulaire administrative no 21 (II): Congé spécial pour raisons professionnelles ou pour convenance personnelle, seuls les MPE sont bénéficiaires de congés spéciaux pour convenance personnelle ou raison professionnelle. | 22.01.2019 |
| 5 | Clarification du Lightweight account et du retour de la carte d'accès auprès du service Enregistrement. | 05.02.2019 |
| 6 | Suite à la mise à jour de la Circulaire administrative no 21 (II): la fiche de départ pour les MPE a été revue et une nouvelle fiche a été créée pour les MPA. | 19.02.2019 |
| 7 | Les GAO et DAO ont un accès en lecture à la base de données de l'INVENTAIRE dans le cadre des formalités de départ. | 05.07.2019 |
| 8 | Ajout de la recommandation de contacter le service medical un mois avant le dernier jour de travail | 13.02.2020 |
| 9 | Ajout: Procédure de nettoyage du téléphone portable. | 10.06.2020 |
| 10 | Clarification du compte informatique. | 19.10.2020 |
| 11 | Le proximètre doit être retourné au Service Enregistrement. | 29.03.2021 |
| 12 | Ajout de l'EPI dans la liste des GAOs et gestion du matériel. | 07.04.2021 |
| 13 | Ajout du document "Vue d'ensemble des impacts d'une démission sur le remboursement de certaines prestations" sous Documents utiles | 21.03.2022 |
| 14 | Il n'est plus nécessaire de se rendre physiquement au Bureau des salaires en tant que dernier service du circuit de départ. Il peut être contacté par email. | 29.09.2023 |
| 15 | Langage inclusif appliqué au genre. | 09.11.2023 |
| 16 | Les services du batiment 55 sont transférés au Centre de support de la communauté du CERN (batiment 33) le 01.08.2024. | 01.08.2024 |
| 17 | Suppression du proximètre. | 02.09.2024 |
| 18 | Il est possible pour le membre du personnel de retourner sa clé en dehors des heures d'ouverture du Service serrurerie en la déposant dans une enveloppe fermée mentionnant son nom et son CERN ID et dans la boite « After hours - key drop » située dans l’entrée du bâtiment 73. | 17.09.2024 |
| 19 | Révision du paragraphe 3. Que doit faire le membre du personnel ? afin de détailler la nouvelle procédure remplacant la création du lightweight account :
Avant de quitter le CERN et afin de disposer d'une méthode d'authentification alternative qui continuera à fonctionner une fois que le membre du personnel aura quitté le CERN, celui-ci doit lier son identité CERN à un compte personnel tel que Google, Facebook, Linkedin, etc. Cela lui permettra, entre autres, d'accéder à son attestation annuelle d’imposition interne ou au réseau CERN Alumni. L'article de connaissances « KB0008305 - How to link personal accounts to your CERN user » détaille les différentes étapes de ce processus. Si le membre du personnel n'a pas de compte Google ou Facebook, par exemple, il doit créer un « Guest account » en suivant les étapes mentionnées dans l'article de connaissances KB0007539 « Logging into CERN Single Sign-On with a Guest (or Lightweight) account » et ensuite en liant son « Guest account » avec son compte CERN. |
25.02.2025 |
| 20 | Modification du paragraphe 4. afin de mentionner la procédure "Retour ou transfert des Equipements de protection individuelle (EPI) lors des formalités de départ". | 02.09.2025 |
| 21 | Modification du paragraphe 3. pour pointer vers la page https://auth.docs.cern.ch/user-documentation/verified-guest/. | 17.09.2025 |
| 22 | Modification du paragraphe 3. afin de mentionner que le retour des clés dans le cadre des formalités de départ peut se dérouler auprès du Centre de support de la communauté du CERN [batiment 33]. | 01.10.2025 |
| 23 | Modification du paragraphe 3. : Lorsque le titulaire cotise à l'assurance perte de gain, la fin de la couverture cesse automatiquement avec sa fin de contrat. Si celui-ci souhaite résilier sa couverture plus tôt, il doit se référer au paragraphe 4. Fin de la couverture de la procédure « Assurance perte de gain ». | 03.03.2026 |
| 24 | Révision du paragraphe 1 afin de mentionner les points suivants : fonctionnement du SFPA et la lettre personnalisée pour les titulaires atteignant la limite d'âge a été remplacée par 2 emails adressés au titulaire et à son superviseur. | 25.08.2026 |